| Dokumentowanie czynności procesowych |
 |
 |
 |
|
Dokumentowanie czynności procesowych i protokoły (art. 67 – 72 KPA)
Do utrwalania czynności procesowych służą nam protokoły i adnotacje. Protokoły utrwalają fakty i okoliczności mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, jeżeli są sporządzone w odpowiedniej formie są dokumentami urzędowymi i posiadają walor dowodowy. Adnotacje to notatki urzędowe i służbowe, które służą do utrwalania innych czynności dokonywanych w postępowaniu administracyjnym. Rodzaje czynności z których wykonania konieczne jest sporządzenie protokołu: a) wniesione ustne podanie; b) przesłuchanie strony, świadka, biegłego; c) oględziny i ekspertyzy dokonywane z udziałem pracownika organu (jeżeli opinię wydał biegły to on za nią odpowiada, a nie pracownik organu); d) przebieg rozprawy administracyjnej; e) ustne ogłoszenie decyzji lub postanowienia; f) zawarcie ugody administracyjnej;
Protokół jest sformalizowany i powinien zawierać: F kto, gdzie i kiedy dokonał czynności; F jakiej czynności dokonano; F względem kogo lub czego dokonano czynności; F kto był obecny przy czynności i w jakim charakterze; F przebieg czynności; F co w wyniku czynności ustalono lub czego nie ustalono; F wzmianka o tym, że protokół odczytano; F ewentualne uwagi i poprawki; F podpisy uczestników czynności (wszystkich);
Przy czynnościach może brać udział strona, biegły, świadkowie tejże czynności. Jeżeli któryś z uczestników czynności nie chce podpisać protokołu, to sporządzający protokół umieszcza w nim adnotację o tej odmowie i podpisuje owa adnotację. Protokół sporządza się w języku polskim w pierwszej osobie liczby pojedynczej. Język użyty w protokole powinien być zrozumiały dla uczestników. Jeżeli zachodzi potrzeba użycia zwrotów z języka obcego należy dokonać ich objaśnienia, nie wolno używać skrótów. Jeżeli czynność dotyczy obcokrajowca należy wezwać tłumacza, a jego notatki są kopiowane, a kopie załączane do protokołu. Protokół można zilustrować zdjęciami fotograficznymi, szkicami, planami, wycinkami mapy. Jeżeli czynność nie wymaga formy protokolarnej może być utrwalona w formie adnotacji, która jest najczęściej nazywana notatką służbową lub urzędową. Adnotacje sporządza się z czynności, które nie mają znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy ale wyjaśniają określone fakty. Protokół sporządzony w przepisowej formie jest dokumentem urzędowym i posiada walor dowodowy. Nie można zastępować protokołów adnotacjami. Z rozmowy ze świadkiem nie można sporządzić notatki urzędowej. Poprawki nakładane są przez przekreślenie wzdłuż linii i czytelne napisanie wyrazu nowego, tak by oba wyrazy (przekreślony i poprawiony) były widoczne wraz z podpisem. W każdym stadium postępowania organ obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt oraz w razie ważnego interesu strony – do sporządzania odpisów z akt sprawy. Organ może odmówić wglądu do akt i sporządzania odpisów akt (ze względu na tajemnice państwową lub ważny interes państwa) w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Najnowsze:
Najstarsze:
|